Gửi hàng đi nước ngoài là một quy trình phức tạp đòi hỏi sự chuẩn bị kỹ lưỡng và hiểu rõ các thủ tục liên quan. Trong bài viết này, chúng ta sẽ tìm hiểu về các bước cần thiết để gửi hàng đi nước ngoài, giấy tờ cần chuẩn bị, thông tin cần cung cấp, quy trình gửi hàng, thời gian vận chuyển, kinh nghiệm cần biết, và một giới thiệu về Viet An Express – một dịch vụ vận chuyển hàng hóa đi nước ngoài uy tín và giá rẻ. Nào hãy cùng đọc bài viết Hướng dẫn gửi hàng di nước ngoài của chúng tôi.

Quý khách hàng cần tư vấn dịch vụ vận chuyển hàng đi nước ngoài. Liên hệ chúng tôi ngay

Giấy tờ cần chuẩn bị, các thủ tục khi gửi hàng đi nước ngoài

Trước khi gửi hàng đi nước ngoài, bạn cần chuẩn bị một số giấy tờ và tuân thủ các thủ tục cần thiết. Dưới đây là danh sách các giấy tờ quan trọng thường được yêu cầu:

• Hóa đơn mua hàng: Đây là giấy tờ chứng minh bạn đã mua hàng và giá trị của nó.
• Giấy chứng nhận xuất khẩu: Được cấp bởi cơ quan chức năng để chứng nhận bạn có quyền xuất khẩu hàng hóa (với khách hàng cá nhân Viet An sẽ hỗ trợ các vấn đề về giấy tờ này).
• Hợp đồng giao hàng: Nếu có, hợp đồng này sẽ xác định các điều khoản và điều kiện của giao dịch.
• Phiếu gửi hàng (shipping label): Được sử dụng để gắn lên bề mặt bưu kiện và chứa thông tin vận chuyển cần thiết.

Ngoài ra, bạn cũng cần tuân thủ các thủ tục liên quan như khai báo hải quan, xác định giá trị hàng hóa, và tuân thủ quy định về cách đóng gói và vận chuyển hàng hóa.

 Các thông tin cần cung cấp khi gửi hàng đi nước ngoài

Khi gửi hàng đi nước ngoài, bạn cần cung cấp một số thông tin quan trọng để đảm bảo quá trình vận chuyển diễn ra thuận lợi. Dưới đây là một số thông tin quan trọng bạn cần cung cấp:

– Địa chỉ người gửi và người nhận: Bao gồm tên, địa chỉ, số điện thoại và địa chỉ email.

– Mô tả hàng hóa: Cung cấp mô tả chi tiết về loại hàng hóa, kích thước, trọng lượng, và giá trị của từng mặt hàng. Điều này giúp cho quy trình hải quan và bảo hiểm hàng hóa diễn ra một cách chính xác.

– Giá trị hàng hóa: Xác định giá trị thực của hàng hóa để tính toán phí vận chuyển và đảm bảo bảo hiểm đầy đủ cho hàng hóa trong quá trình vận chuyển.

– Loại dịch vụ vận chuyển: Chọn loại dịch vụ vận chuyển phù hợp với nhu cầu của bạn, bao gồm các tùy chọn như vận chuyển hàng không, đường biển, hay đường bộ.

– Giấy tờ và hình thức thanh toán: Chuẩn bị các giấy tờ cần thiết như hóa đơn, hợp đồng, và phiếu gửi hàng. Ngoài ra, xác định phương thức thanh toán phù hợp như thanh toán trước hoặc sau khi hàng hóa được giao.

Lưu ý đặc biệt dành cho khách gửi hàng đi nước ngoài:

1. Kiểm tra quy định nhập khẩu: Trước khi gửi hàng, hãy kiểm tra kỹ quy định nhập khẩu của quốc gia đích để đảm bảo rằng hàng hóa của bạn không vi phạm các quy định và cấm nhập khẩu.
2. Đóng gói hàng hóa chắc chắn: Hãy đảm bảo rằng hàng hóa được đóng gói một cách an toàn và chắc chắn để tránh hư hỏng trong quá trình vận chuyển.

Tham khảo giá cước, dịch vụ, sự uy tín và quyết định gửi hàng ở công ty chuyển phát nhanh quốc tế nào.

Một vấn đề quan trọng khi gửi hàng quốc tế là giá cước, giá cước gửi hàng đi nước ngoài không hề rẻ và thường cao gấp nhiều lần so với dịch vụ chuyển phát nhanh nội địa, dù quý khách chọn hình thức dịch vụ tiết kiệm nhất.

Vì vậy để đảm bảo an toàn cho hàng hóa và thời gian, quý khách nên tìm hiểu giá cước và tham khảo một vài dịch vụ (nếu lần đầu gửi hàng), có thể tim hiểu, trao đổi qua các mạng xã hội, các kênh thông tin của công ty, kiểm tra địa chỉ, trụ sở, và thông tin doanh nghiệp xem có tồn tại, các đánh giá trên google, website, kiểm tra có là công ty ma hay không? Từ đó quyết định gửi hàng ở công ty theo dịch vụ đã được trao đổi trước. Lưu ý giá cước, các quy định chính sách phải rỏ ràng.

Tính toán Chi phí Gửi hàng và Thời gian vận chuyển

1. Các yếu tố ảnh hưởng đến chi phí gửi hàng: Chi phí gửi hàng bao gồm nhiều yếu tố như trọng lượng, kích thước, quãng đường, và giá trị hàng hóa. Hiểu rõ các yếu tố này giúp bạn tính toán chi phí chính xác cho gói hàng của mình.
2. Ước tính thời gian giao hàng cho các điểm đến khác nhau: Thời gian giao hàng phụ thuộc vào phương thức vận chuyển và địa điểm đến. Nắm bắt thông tin về thời gian giao hàng ước tính giúp bạn lên kế hoạch vận chuyển hiệu quả.
3. Các khoản phí ẩn cần xem xét: Ngoài các khoản phí vận chuyển chính, còn có thể có các khoản phí ẩn như phí xử lý hải quan hay phí bảo hiểm. Đảm bảo bạn hiểu rõ về các khoản phí này để tránh bất ngờ khi tính toán chi phí gửi hàng.

Quy trình gửi hàng đi nước ngoài căn bản

Viet An Express cung cấp dịch vụ vận chuyển hàng hóa đi nước ngoài chất lượng và đáng tin cậy. Dưới đây là quy trình rút gọn dịch vụ gửi hàng đi nước ngoài tại công ty:

Bước 1: Liên hệ và đăng ký dịch vụ: Bạn liên hệ với đơn vị vận chuyển quốc tế để đăng ký dịch vụ vận chuyển hàng hóa đi nước ngoài qua số Hotline, zalo, tin nhắn facebook, đến trực tiếp. Cung cấp thông tin về hàng hóa, địa chỉ người gửi và người nhận, và chọn loại dịch vụ phù hợp.

Bước 2: Đóng gói hàng hóa: Thông thường dịch vụ gửi hàng quốc tế có hỗ trợ đóng gói hàng hóa, giúp quý khách việc chuẩn bị và đóng gói hàng hóa một cách cẩn thận và chắc chắn. Sử dụng vật liệu bảo vệ phù hợp để đảm bảo an toàn cho hàng hóa trong quá trình vận chuyển.

Bước 3: Thanh toán và vận chuyển:Sau khi hàng hóa được đóng gói và có số kg trọng lượng sau cùng. bộ phận kinh doanh báo lại tiền phí dựa trên số kg cho quý khách, khách hàng thanh toán chuyển khoản hoặc tiền mặt, nhận hóa đơn, mã vận đơn và hàng hóa của bạn sẽ được đưa đi nước ngoài.

Bước 4: Theo dõi tiến trình vận chuyển hàng hóa và cập nhật: Viet An Express cung cấp dịch vụ theo dõi hàng hóa online 24/24 tại địa chỉ website: trakcing, giúp bạn theo dõi quá trình vận chuyển và cập nhật vị trí của hàng hóa.

Thời gian vận chuyển hàng hóa đi nước ngoài

Thời gian vận chuyển hàng hóa đi nước ngoài có thể khác nhau tùy thuộc vào nhiều yếu tố như địa điểm gửi và nhận, phương thức vận chuyển, và quy định của từng quốc gia. Thông thường, thời gian vận chuyển từ Việt Nam đi nước ngoài có thể mất từ vài ngày đến vài tuần, tùy thuộc vào đích đến cuối cùng và các yếu tố khác. Đi Mỹ từ 5-10 ngày, Úc 5 ngày, Singapore, Malay 2 ngày vận chuyển…

Top kinh nghiệm gửi hàng đi nước ngoài cần biết

Với nhiều năm kinh nghiệm trong nghề chuyển phát nhanh quốc tế, chúng tôi có vài chia sẽ giúp quý khách giảm bớt chi phí, tiết kiệm, chuẩn bị tốt hơn cho việc gửi hàng hóa đi nước ngoài an toàn, hài lòng!

• Gửi hàng hóa đi nước ngoài thông thường có thời gian từ ít nhất 5 ngày với một số nước thuộc Châu Âu, Mỹ, cho nên hàng hóa gửi đi tránh hư hỏng cần gói bọc kỹ càng, cẩn thận, thật tốt là Viet An Express luôn hỗ trợ quý khách miễn phí việc đóng gói hàng hóa an toàn, tiết kiệm
• Ngoài thông tin gửi hàng, người nhận, việc chọn lựa công ty dịch vụ để gửi hàng đi nước ngoài cũng rất quan trọng, một số công ty, cá nhân quảng cáo dịch vụ rất hay, cước gửi hàng rẻ tuy nhiên lúc lấy hàng về thường không cho đi ngay mà chờ hàng, gom hàng và tìm cách tăng giá cước. Để tránh tình trạng này khi trao đổi bên dịch vụ quý khách cần hỏi kỹ về giá theo các mức trọng lượng, chi phí phát sinh gồm những gì nếu có, hàng lấy về sau khi đóng gói sẽ đi lúc nào, bay ngày nào… Và đặc biệt phải có tracking number theo dõi hành trình của gói hàng.
• Để tiết kiệm chi phí gửi hàng cần tận dụng tối đa thể tích của thùng hàng, tránh gửi hàng cồng kềnh nhẹ mà chiếm thể tích, có thể gửi kèm các loại hàng nặng xen vào, cố gắng gửi đủ trọng lượng đang được giá khuyến mãi, một số dịch vụ khi gửi hàng dưới 20kg cước sẽ cao hơn so với mức +21kg. Vì thế quý khách nên tham khảo giá cước được khuyến mãi khi trao đổi với nhân viên.
• Kiểm tra lại thông tin trên bill một lần nữa, đặc biệt về thông tin của người nhận hàng đảm bảo không bị thiếu sót, tránh mất phí update địa chỉ sau khi gửi hàng.
• Với hàng hóa thực phẩm, mỹ phẩm khi gửi đi nước ngoài cần đóng gói, hút chân không, nhãn mác rỏ ràng và chuẩn quốc tế cẩn thận, cước phí thường cao hơn hàng hóa thông thường. Tham khảo đóng gói kiện hàng của Viet An Express
• Việc thanh toán nhanh chóng sau khi trao đổi với công ty vận chuyển uy tín cũng giúp cho gói hàng được xuất đi sớm hơn, tuy nhiên cần lưu ý kiểm tra với công ty về số tài khoản ngân hàng, tránh bị nhầm và lưu lại hình ảnh, gửi xác nhận chô công ty sau khi thanh toán thành công.
• Phải xin được số tracking và kiểm tra được hành trình gói hàng của mình. Từ đó chủ động thông báo đến người nhận chủ động nhận hàng, vì các hãng vận chuyển thường chỉ phát đến địa chỉ nhà người nhận chứ không giao tận tay.
• Với một số ít kiện hàng sau khi nhập vào nước đến có thể bị hải quan bên đó nghi ngờ giữ lại kiểm tra, vì thế việc phát hàng sẽ chậm hơn một vài ngày, lúc này trên hệ thống sẽ có thông báo chi tiết và nhân viên Viet An Express sẽ có thông báo đến quý khách.
• Với hàng hóa gửi đi Canada thường trước khi nhận hàng người nhận phải đóng một khoản thuế nhỏ để nhận hàng. Chúng tôi có bài hướng dẫn thanh toán thuế online cho quý khách tham khảo sau khi hàng được hải quan bên Canada thông báo thuế.
• Hàng gỗ gửi đi Úc sẽ phải tốn phí phun trùng khoảng 880k
• Với các kiện hàng có kích thước hoặc trọng lượng lớn sẽ phải phát sinh phí hàng quá tải, quá khổ. DHL chiều dài 1 canh quá 120cm hoặc cân nặng quá 70kg charge 130++usd/kiên, Fedex chiều đài 1 canh quá 120cm charge 10++usd/kiện, chiều dài quá 157cm phí 106++usd trên kiện, của UPSphí 6 usd ++, vì thế quý khách lưu ý kiện hàng theo dịch vụ tránh bị phí phát sinh.
• Mẹo Đóng gói và Gửi hàng cho các mặt hàng cụ thể: Gửi hàng điện tử và hàng hóa dễ vỡ: Đối với hàng điện tử và hàng hóa dễ vỡ, bạn cần đảm bảo đóng gói cẩn thận sử dụng vật liệu bảo vệ như bọt xốp và hộp chắc chắn. Hơn nữa, đánh dấu gói hàng để cảnh báo về tính chất dễ vỡ của hàng.

 Kinh nghiệm xử lý tình huống hàng hóa phát sinh

Đối với ngành vận chuyển hàng hóa quốc tế, không thể tránh khỏi những thách thức và vấn đề phát sinh trong quá trình vận chuyển. Hàng bị phát chậm, phát trễ, bị hải quan tạm giữ hay tịch thu là những tình huống mà nhà xuất nhập khẩu thường gặp phải. Tuy nhiên, với kinh nghiệm và kiến thức chuyên sâu, chúng ta có thể xử lý và giải quyết những vấn đề này một cách hiệu quả. Dưới đây là một số gợi ý và kinh nghiệm hữu ích để giúp bạn đối phó với các tình huống khó khăn trong vận chuyển hàng hóa quốc tế.

1. Hàng bị phát chậm hoặc phát trễ:

• Theo dõi vận chuyển: Luôn kiểm tra và theo dõi quá trình vận chuyển hàng hóa. Sử dụng công cụ theo dõi hàng và liên hệ với nhà vận chuyển để có thông tin cập nhật về tình trạng giao hàng.
• Liên hệ với nhà vận chuyển: Nếu hàng hóa bị phát chậm hoặc phát trễ, hãy liên hệ với nhà vận chuyển để tìm hiểu nguyên nhân và đề xuất các giải pháp khắc phục.
• Đàm phán và hợp tác: Trong trường hợp hàng hóa không thể giao đúng thời hạn, hãy thương lượng và hợp tác với nhà vận chuyển để tìm ra giải pháp tốt nhất, bao gồm việc thay đổi lịch trình hoặc thỏa thuận về bồi thường.

2. Hàng bị hải quan nước đến tạm giữ hoặc tịch thu:

• Hiểu quy định hải quan: Nắm vững quy định và quy trình hải quan của đất nước đích. Điều này giúp bạn chuẩn bị tốt hồ sơ và giấy tờ liên quan đến hàng hóa.
• Liên hệ với nhà cung cấp dịch vụ logistics: Hãy thông báo cho nhà cung cấp dịch vụ logistics về tình huống này và yêu cầu họ hỗ trợ trong việc xử lý với các cơ quan hải quan.
• Cung cấp thông tin và giấy tờ chính xác: Hỗ trợ cung cấp thông tin và giấy tờ chính xác liên quan đến hàng hóa cho các cơ quan hải quan. Bằng cách này, bạn có thể giảm thiểu rủi ro bị tạm giữ hoặc tịch thu hàng hóa.

3. Tìm kiếm sự hỗ trợ chuyên nghiệp:

• Tìm nhà cung cấp dịch vụ logistics có kinh nghiệm: Lựa chọn nhà cung cấp dịch vụ logistics uy tín và có kinh nghiệm trong vận chuyển hàng hóa quốc tế. Họ sẽ có kiến thức và kỹ năng để giúp bạn xử lý các vấn đề phát sinh.
• Tư vấn chuyên môn: Hãy tìm kiếm tư vấn từ các chuyên gia về logistics và vận chuyển hàng hóa quốc tế. Họ có thể cung cấp thông tin và giải pháp phù hợp với từng tình huống cụ thể.

4. Xử lý khiếu nại

1. Xử lý hư hỏng hoặc mất mát hàng hóa: Trong trường hợp hàng hóa bị hư hỏng hoặc mất mát trong quá trình vận chuyển, bạn cần liên hệ với nhà cung cấp dịch vụ gửi hàng ngay lập tức để báo cáo sự cố và yêu cầu hỗ trợ.
2. Khiếu nại và thủ tục bồi thường: Nếu bạn gặp vấn đề với dịch vụ gửi hàng, như giao hàng trễ hoặc vấn đề về chất lượng, hãy liên hệ với nhà cung cấp để đưa ra khiếu nại và thủ tục bồi thường nếu cần thiết.

Tìm hiểu thêm về dịch vụ gửi hàng đi nước ngoài giá rẻ của Viet An Express tại đây. Bảng giá tham khảo 1 số dịch vụ khách hàng Việt Nam hay sử dụng qua bài viết này.

Như vậy, việc gửi hàng đi nước ngoài đòi hỏi sự chuẩn bị và hiểu biết về các thủ tục liên quan. Bằng cách tuân thủ các quy trình và chọn một đơn vị vận chuyển đáng tin cậy, bạn có thể đảm bảo rằng hàng hóa của bạn được gửi đi một cách an toàn và đến đích đúng hẹn.

Viet An Express giải pháp gửi hàng đi nước ngoài tin cậy!