Trong thời đại mà việc bán hàng xuyên biên giới trở nên dễ dàng hơn bao giờ hết, việc gửi hàng quốc tế hiệu quả là yếu tố sống còn cho các shop online và doanh nghiệp muốn mở rộng thị trường. Tuy nhiên, để đảm bảo hàng hóa đến tay khách hàng an toàn, nhanh chóng và tiết kiệm chi phí, bạn cần chuẩn bị kỹ lưỡng. Bài viết này sẽ cung cấp hướng dẫn chi tiết, các mẹo thực tế và cập nhật xu hướng 2025, giúp bạn tự tin chinh phục thị trường quốc tế.
Tại Sao Chuẩn Bị Kỹ Lưỡng Lại Quan Trọng?
Việc chuẩn bị gửi hàng đi nước ngoài không chỉ là đảm bảo hàng hóa đến tay người nhận. Nó còn giúp bạn:
- Tránh các chi phí phát sinh: Hàng hóa không được đóng gói đúng cách hoặc thiếu giấy tờ có thể bị giữ lại ở hải quan, tốn phí lưu kho, thậm chí bị trả lại.
- Giảm thiểu rủi ro: Mất mát, hư hỏng trong quá trình vận chuyển là những rủi ro có thể giảm thiểu nếu bạn đóng gói cẩn thận và mua bảo hiểm.
- Tăng uy tín với khách hàng: Giao hàng đúng hẹn, hàng hóa nguyên vẹn tạo dựng niềm tin và sự hài lòng cho khách hàng quốc tế.
- Tiết kiệm thời gian và công sức: Một quy trình chuẩn bị bài bản sẽ giúp bạn tránh được những rắc rối không đáng có.
5 Bước Chuẩn Bị & Gửi Hàng Quốc Tế Hiệu Quả (Cập Nhật 2025)
Bước 1: Xác Định Rõ Mặt Hàng & Quy Định Pháp Lý
- Mặt hàng của bạn là gì? (Quần áo, mỹ phẩm, thực phẩm, đồ điện tử…) Mỗi loại hàng sẽ có yêu cầu đóng gói, giấy tờ khác nhau.
- Nước đến có quy định gì? Mỗi quốc gia có danh mục hàng cấm (chất nổ, vũ khí…) và hàng hạn chế (thực phẩm, mỹ phẩm, thuốc cần giấy phép). Tra cứu thông tin trên website của hải quan nước nhập khẩu hoặc liên hệ trực tiếp với hãng vận chuyển để được tư vấn chính xác nhất.
- Ví dụ: Gửi thực phẩm khô sang Mỹ, bạn cần tuân thủ quy định của FDA (Cục Quản lý Thực phẩm và Dược phẩm Hoa Kỳ).
- Ví dụ: Gửi mỹ phẩm sang EU, cần có chứng nhận an toàn sản phẩm (CPNP).
- Incoterms là gì? Xác định rõ trách nhiệm của người bán và người mua trong quá trình vận chuyển (ví dụ: FOB, CIF, DDP…).
Bước 2: Lựa Chọn Phương Thức Vận Chuyển & Đơn Vị Uy Tín
- Chuyển phát nhanh (DHL, FedEx, UPS…): Nhanh, phù hợp với hàng nhỏ, giá trị cao, cần giao gấp. Tuy nhiên, chi phí cao hơn.
- Ví dụ: Gửi mẫu sản phẩm gấp cho đối tác, tài liệu quan trọng.
- Đường hàng không: Nhanh hơn đường biển, phù hợp với hàng có khối lượng vừa phải, cần thời gian vận chuyển nhanh nhưng chi phí thấp hơn chuyển phát nhanh.
- Ví dụ: Gửi hàng thời trang theo mùa, linh kiện điện tử.
- Đường biển: Tiết kiệm chi phí cho hàng số lượng lớn, không yêu cầu thời gian giao hàng nhanh.
- Ví dụ: Gửi hàng nội thất, máy móc, nguyên liệu sản xuất.
- So sánh giá và thời gian giao hàng: Sử dụng các công cụ so sánh trực tuyến, yêu cầu báo giá từ nhiều đơn vị vận chuyển.
- Chọn đơn vị uy tín: Tìm hiểu kỹ về kinh nghiệm, đánh giá của khách hàng, dịch vụ hỗ trợ (khai báo hải quan, bảo hiểm…), mạng lưới đối tác.
- Lưu ý:
- Bạn có thể xem xét các dịch vụ của Viettel Post, Giaohangnhanh, Best Express (cho các tuyến gần), hoặc các hãng quốc tế như DHL, FedEx, UPS, EMS.
- Nên mua bảo hiểm hàng hóa, đặc biệt với các lô hàng giá trị cao.
Bước 3: Chuẩn Bị “Hồ Sơ” Hoàn Chỉnh
- Hóa đơn thương mại (Commercial Invoice): Bắt buộc. Ghi rõ thông tin người bán, người mua, mô tả chi tiết hàng hóa (tên, số lượng, giá trị…), điều khoản thanh toán, Incoterms.
- Phiếu đóng gói (Packing List): Liệt kê chi tiết số lượng, trọng lượng, kích thước từng kiện hàng.
- Vận đơn (Bill of Lading/Air Waybill): Do đơn vị vận chuyển cung cấp.
- Giấy chứng nhận xuất xứ (C/O): Nếu cần (ví dụ, Form E cho hàng đi Trung Quốc để được hưởng ưu đãi thuế).
- Các giấy tờ khác (tùy mặt hàng và nước nhập khẩu): Giấy phép xuất khẩu, giấy chứng nhận kiểm dịch, chứng nhận chất lượng…
- Mẹo: Chuẩn bị bản sao (scan) các giấy tờ, lưu trữ cẩn thận cả bản gốc và bản sao.
Bước 4: Đóng Gói “Chuẩn Không Cần Chỉnh”
- Nguyên tắc chung:
- Sử dụng hộp carton 5 lớp chắc chắn, phù hợp với kích thước và trọng lượng hàng.
- Băng keo chuyên dụng, dán kín tất cả các cạnh.
- Chèn vật liệu đệm (xốp, bọt khí, giấy báo) để bảo vệ hàng hóa khỏi va đập.
- Với hàng dễ vỡ, dán nhãn “Fragile” hoặc “Handle with care”.
- Nếu có nhiều kiện hàng nhỏ, nên đóng vào thùng lớn hơn để tiết kiệm chi phí.
- Đo và cân chính xác: Kích thước (dài x rộng x cao) và trọng lượng (cả bì) sẽ ảnh hưởng đến cước phí.
- Lưu ý:
- Tham khảo hướng dẫn đóng gói của từng hãng vận chuyển (ví dụ, DHL, FedEx có các quy định riêng).
- Nếu gửi hàng điện tử, nên sử dụng túi chống tĩnh điện.
- Chụp ảnh quá trình đóng gói để làm bằng chứng nếu có sự cố.
Bước 5: Gửi Hàng & Theo Dõi “Sát Sao” (tiếp theo)
- Chủ động liên hệ với người nhận: Thông báo cho họ về thời gian giao hàng dự kiến, cung cấp mã tracking để họ cũng có thể theo dõi. Điều này thể hiện sự chuyên nghiệp và giúp người nhận sắp xếp thời gian nhận hàng.
- Lưu giữ thông tin liên lạc: Của đơn vị vận chuyển (số điện thoại hotline, email hỗ trợ) và người nhận để kịp thời xử lý nếu có vấn đề phát sinh trong quá trình vận chuyển hoặc giao nhận.
Mẹo Vàng Cho Shop Online & Doanh Nghiệp Gửi Hàng Quốc Tế (2025)
Để tối ưu hóa quy trình và chi phí, các shop online và doanh nghiệp nên lưu ý những điểm sau:
- Tối Ưu Chi Phí Vận Chuyển:
- Gom hàng (Consolidation): Nếu có nhiều đơn hàng nhỏ đi cùng một khu vực hoặc quốc gia, hãy xem xét việc gom chúng lại thành một lô hàng lớn hơn để được hưởng mức cước tốt hơn (đặc biệt với vận tải đường biển LCL hoặc hàng không).
- Chọn phương thức phù hợp nhất: Đừng luôn chọn phương án nhanh nhất nếu không cần thiết. Cân nhắc kỹ giữa tốc độ và chi phí. Ví dụ, với các mặt hàng không quá gấp, vận chuyển đường biển vẫn là lựa chọn kinh tế nhất cho số lượng lớn.
- Đàm phán giá cước: Nếu bạn có lượng hàng gửi đi đều đặn và ổn định, hãy chủ động đàm phán với các đơn vị vận chuyển để có được mức giá hợp đồng ưu đãi.
- Đóng gói thông minh: Sử dụng vật liệu đóng gói nhẹ nhưng vẫn đảm bảo an toàn. Tối ưu kích thước kiện hàng để tránh cồng kềnh không cần thiết, vì cước phí thường được tính dựa trên trọng lượng thực tế hoặc trọng lượng thể tích (dimensional weight), tùy theo giá trị nào lớn hơn.
- Hiểu rõ các loại phụ phí: Hỏi rõ đơn vị vận chuyển về tất cả các loại phụ phí có thể phát sinh (phí nhiên liệu, phí an ninh, phí THC tại cảng, phí hải quan…) để có cái nhìn tổng thể về chi phí.
- Làm Việc Với Đối Tác Logistics Uy Tín (Forwarder/3PL):
- Các công ty giao nhận vận tải (Forwarder) hoặc nhà cung cấp dịch vụ logistics bên thứ ba (3PL) có kinh nghiệm, mạng lưới rộng và hiểu biết về thủ tục hải quan ở nhiều quốc gia. Họ có thể giúp bạn:
- Tư vấn giải pháp vận chuyển tối ưu.
- Hỗ trợ làm thủ tục hải quan, xin giấy phép.
- Có được giá cước cạnh tranh hơn nhờ vào việc họ gom hàng từ nhiều khách hàng.
- Cung cấp dịch vụ kho bãi, đóng gói, và quản lý đơn hàng.
- Các công ty giao nhận vận tải (Forwarder) hoặc nhà cung cấp dịch vụ logistics bên thứ ba (3PL) có kinh nghiệm, mạng lưới rộng và hiểu biết về thủ tục hải quan ở nhiều quốc gia. Họ có thể giúp bạn:
- Nắm Bắt Thời Điểm Vàng & Tránh Mùa Cao Điểm:
- Vận chuyển hàng hóa quốc tế thường bị ảnh hưởng bởi các mùa cao điểm như trước Lễ Giáng Sinh, Tết Nguyên Đán, Black Friday… Trong những thời điểm này, giá cước có thể tăng cao và thời gian vận chuyển kéo dài do tắc nghẽn.
- Lập kế hoạch gửi hàng sớm nếu có thể để tránh những giai đoạn này.
- Đừng Bỏ Qua Bảo Hiểm Hàng Hóa:
- Rủi ro mất mát, hư hỏng luôn tiềm ẩn trong quá trình vận chuyển quốc tế. Mua bảo hiểm hàng hóa là cách tốt nhất để bảo vệ tài sản của bạn, đặc biệt đối với những lô hàng có giá trị cao hoặc dễ bị tổn thương. Chi phí bảo hiểm thường không quá lớn so với giá trị lô hàng.
- Chính Xác Tuyệt Đối Thông Tin Người Nhận:
- Kiểm tra kỹ lưỡng và xác nhận lại địa chỉ, tên người nhận, số điện thoại, mã bưu chính (zip/postcode) của người nhận. Thông tin sai lệch có thể dẫn đến việc giao hàng thất bại, hàng bị trả lại và phát sinh thêm chi phí.
- Cung Cấp Mô Tả Hàng Hóa Chi Tiết & Chính Xác:
- Trên hóa đơn thương mại và các chứng từ liên quan, mô tả hàng hóa (tên tiếng Anh, mã HS nếu có, chất liệu, công dụng…) một cách rõ ràng và chính xác. Điều này giúp quá trình thông quan diễn ra nhanh chóng và tránh những hiểu lầm không đáng có từ phía cơ quan hải quan.
- Tận Dụng Công Nghệ & Phần Mềm Quản Lý:
- Nhiều nền tảng thương mại điện tử (Shopify, Amazon…) có tích hợp với các hãng vận chuyển, giúp bạn tự động hóa việc tạo nhãn vận chuyển, theo dõi đơn hàng.
- Sử dụng các phần mềm quản lý kho và đơn hàng để kiểm soát tốt hơn quy trình xuất nhập khẩu của mình.
- Tìm Hiểu Về Thuế & Quy Định Nhập Khẩu Của Nước Đến:
- Ngoài danh mục hàng cấm/hạn chế, mỗi quốc gia còn có quy định riêng về thuế nhập khẩu (import duty), thuế giá trị gia tăng (VAT/GST) và các loại thuế khác. Hiểu rõ những điều này giúp bạn thông báo chính xác cho khách hàng (nếu họ là người chịu thuế) hoặc tính toán đúng chi phí (nếu bạn bán theo điều kiện DDP – Giao đã trả thuế).
- Xây Dựng Mối Quan Hệ Tốt Với Đối Tác Vận Chuyển:
- Một mối quan hệ tốt đẹp, dựa trên sự tin cậy và hợp tác lâu dài với đơn vị vận chuyển có thể mang lại cho bạn nhiều lợi ích như ưu tiên xử lý đơn hàng, hỗ trợ nhanh chóng khi có sự cố, và các chính sách giá tốt hơn.
Chinh Phục Thị Trường Quốc Tế Bằng Sự Chuẩn Bị Thông Minh
Gửi hàng quốc tế không còn là rào cản quá lớn đối với các shop online và doanh nghiệp Việt Nam trong năm 2025, miễn là bạn có sự chuẩn bị kỹ lưỡng và chiến lược thông minh. Từ việc hiểu rõ quy định pháp lý, lựa chọn đúng đối tác vận chuyển, chuẩn bị đầy đủ giấy tờ, đóng gói cẩn thận, cho đến việc áp dụng các mẹo tối ưu chi phí và quản lý rủi ro, mỗi bước đều đóng góp vào thành công của bạn trên thị trường toàn cầu.
Hãy nhớ rằng, việc đầu tư thời gian và công sức vào khâu chuẩn bị ban đầu sẽ giúp bạn tiết kiệm được rất nhiều chi phí, tránh được những rắc rối không đáng có và quan trọng nhất là mang lại trải nghiệm tích cực cho khách hàng quốc tế của mình.
Bạn đã sẵn sàng đưa sản phẩm của mình vươn ra thế giới chưa? Nếu bạn cần thêm sự hỗ trợ hoặc tư vấn chi tiết về các giải pháp vận chuyển hàng quốc tế phù hợp nhất với mô hình kinh doanh của mình, đừng ngần ngại liên hệ với các chuyên gia logistics. Chúng tôi luôn sẵn lòng đồng hành cùng bạn!
